Minggu, 18 Mei 2014
1. Pentingnya Struktur dan Desain Organisasi
Sebuah struktur dan desain yang efektif harus mampu mengoptimalkan kinerja baik organisasi maupun anggotanya. Hal ini tercapai apabila ada penataan tugas, aktivitas kerja dan individunya menurut cara-cara tertentu agar tujuan tercapai. Sebuah struktur dan desain yang efektif harus mampu menggunakan tipe dan jumlah risorsis dengan tepat (misalnya uang, material, orang) untuk mencapai tujuan. Ini artinya:
Mengorganisasi tugas dalam cara-cara yang paling efisien dan efektif agar tidak ada duplikasi pekerjaan.
Mengkoordinasikan sejumlah aktivitas dari berbagai departemen dan unit untuk mencapai tujuan bersama.
Mengalokasikan kedudukan dan orang agar ada jaminan kalau pekerjaan dapat diselesaikan
Menjelaskan kewenangan, peran, dan tanggung jawab.
Namun struktur dan desain organisasi tidak sekadar suatu sarana (means) untuk menjamin agar berbagai aktivitas dikelola dalam cara yang paling efisien. Struktur organisasi yang efektif juga akan membantu proses perencanaan, pembuatan keputusan, dan meminimalisir konflik diantara berbagai departemen dan fungsi akibat dari adanya ekspektasi kerja yang kadang tidak jelas.
Studi klasik dan manajemen keilmuan (scientific management) berfokus pada “one best way” untuk menata organisasi , teori kontingensi berargumen bahwa tidak ada satu struktur dan desain organisasi yang tepat untuk diterapkan bagi setiap – malahan manajer dituntut untuk tahu dengan jeli struktur mana yang “paling tepat”. Karenanya, manajer perlu memahami bagaimana menciptakan struktur dan desain organisasi sambil mempertimbangkan kemajuan teknologi, kekuatan individual, dan sebagainya. Untuk itu, mereka perlu menganalisa kondisi organisasi dan lingkungannya, menentukan desain terbaik, mengimplementasikan, secara kontinyu memonitor dan mengkaji struktur dan desain agar tetap efektif.
2. Beberapa Pendekatan Dalam Proses Departementalisasi
Departementalisasi merupakan proses penentuan bagian bagian dalam organisasi yang akan bebrtanggungjawab dalam melakukan bermacam jenis pekerjaan yang telah dikategorikan berdasarkan faktor-faktor tertentu. Dalam mendesain organisasi, khusunya dalam prosesdepartementalisasi, ada beberapa pendekatan yang bisa digunakan oleh organisasi, yaitu pendekatan berdasarkan fungsional, berdasarkan produk, berdasarkan pelanggan, berdasarkan geografis, dan berdasarkan matriks.
Pendekatan Fungsional
Berdasarkan pendekatan ini, proses departementalisasi dilakukan berdasarkan fungsi-fungsi tertentu yang mesti dijalankan dalam sebuah organisasi.
Pendekatan Produk
Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan jenis produk yang dibuat oleh organisasi.
Pendekatan Pelanggan
Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan karateristik pelanggan yang menjadi sasara pelanggan dari organisasi.
Pendekatan Geografis
penetuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan wilayah geografis di mana organisasi beroperasi.
Pendekatan Matriks
Pendekatan departementalisasi terakhir yang diperkenalkan adalah pendekatan matriks. Pendekatan ini pada dasarnya merupaka n proses departementalisasi yang menggabungkan antara pendekatan fungsional dengan pendekatan lain, misalnya berdasarkan proyek tertentu, produk tertentu, ataupun berdasarkan pendekatan lainnya.
3. Model-model disainorganisasi
Model desain organisasi atau struktur organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal pengelolaan suatu organisasi yang menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Disain mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi, desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran satuan kerja.
Pada penerapannya, model desain orgranisasi terdiri dari 2
model, yaitu Desain organisasi Mekanistik dan Desain organisasi orgranik.
A. Desain Organisasi Mekanistik.
Proses kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang keyakinan
dan kepercayaan.
Proses motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa, aman, dan
ekonomik melalui perasaan takut dan sanksi.
Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi
mengalir ke bawah dan cenderung terganggu tidak akurat.
Proses interaksi bersifat tertutup dan terbatas, hanya sedikit
pengaruh bawahan atas tujuan dan metode departemental.
Proses pengambilan keputusan hanya di tingkat atas, keputusan
Relatif.
Proses penyusun tujuan dilakukan di tingat puncak original,
tanpa mendorong adanya partisipasi kelompok.
Proses kendali dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus
kesalahan.
B. Desain Orgranisasi Orgranik.
Proses kepemimpinan mencakup persepsi tentang keyakinan dan
kepercayaan antara atasan dan bawahan dalam segala persoalan.
Proses motivasi berusaha menimbulkan motivasi melalui metode
Partisipasi.
Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi
mengalir secara bebas keseluruh orgranisasi yaitu ke atas ke bawah dan
kesamping.
Proses interaksi bersifat terbuka dan ekstensif, bai atasan
ataupun bawahan dapat mempengaruhi tujuan dan metode partemental.
Proses pengambilan keputusan dilaksanakan di semua tingkatan
melalui proses kelompok.
Proses penyusunan tujuan mendorong timbulnya partisipasi
kelompok untuk menetapkan sasaran yang tinggi dan realistis.
Proses kendali menyeber ke seluruh orgranisasi dan menekan
pemecahan masalah dan pengendalian diri.
Desain organisasi yang efektif tidak dapat berpedoman pada teori
sebagai satu cara terbaik melainkan manajer harus menerima sudut pandang bahwa
desain mekanistik atau desain organik lebih efektif bagi organisasi atau
sub-sub untit di dalamnya.
Desain struktur subunit didesain sesuai dengan
kontinummekanistik organik dengan cara yang konsisten dengan keadaan kondisi
lingkungan, khususnya laju perubahan yamg lebih lambat, ketidak pastian yg
lebih besar & rentang waktu balikan yang lebih singkat sesuai demgam desain
mekanistik.
Desain teknik integratif tekhnik yang cocok, apakah peraturan,
perencanaan atau penyesuaian bersama, bergantung pada tingkat diferensiasi sub
unit. Semakin besar diferensiasinya semakin besar perlunya peraturan dan
perencanaan.
Sumber:
Pengambilan
Keputusan Dalam Organisasi
Definisi
Pengambilan
keputusan adalah tindakan pemilihan alternatif. Hal ini berkaian dengan
fungsi manajemen. Menurut Herbert A. Simon, ahli teori kepufusan dan
organisasi mengonseptualisasikan tiga tahap utama dalam proses, pengambilan
keputusan: (l) Aktivitas inteligens, (2) Aktivitas desain, (3) Aktivitas
memilih. Dan definisnya sebagai berikut :
a) Aktivitas
inteligensi. Berasal dari pengertian militer "intelligence,"
Simon mendeskripsikan tahap awal ini sebagai penelusuran kondisi lingkungan
yang memerlukan pengambilan keputusan.
b) Aktivitas desain. Selama
tahap kedua, mungkin terjadi tindakan penemuan,
pengembangan, dan analisis masalah.
c) Aktivitas memilih. Tahap ketiga dan terakhir ini merupakan
pilihan sebenarnya-memilih tindakan tertentu dari yang tersedia.
Tahap
ketiga dan terakhir ini merupakan pilihan sebenarnya-memilih tindakan tertentu
dari yang tersedia. Sedangkan Mintzberg a koleganya mengemukakan
tentang langkah-langkah pengambilan keputusan, yaitu: (1) Tahap identifikasi
(2) Tahap pengembangan, dan (3) Tahap seleksi. Dan definisnya
sebagai berikut :
a) Tahap identifikasi, di
mana pengenalan masalah atau kesempatan muncul
dan diagnosis dibuat Diketahui bahwa masalah yang berat mendapatkan
diagnosis yang ekstensif dan sistematis, tep masalah yang sederhana tidak.
b) Tahap pengembangan, di mana
terdapat pencarian prosedur atau solusi standar yang
ada as mendesain solusi yang baru. Diketahui bahwa proses desain
merupakan proses pencarian d percobaan di mana pembuat keputusan hanya mempunyai
ide solusi ideal yang tidak jelas.
c) Tahap seleksi, di mana
pilihan solusi dibuat. Ada tiga cara pembentukan seleksi:
denganpenilainn pembuat keputusan, berdasarkan pengalaman atau intuisi,
bukan analisis logis; dengan analisis alternatif yang logis dan sistematis; dan
dengan tnwar-menawar saat seleksi melibatkan kelompok pembuat
keputusan dan semua manuver politik yang ada. Sekali keputusan diterima secara
formal, otorisasi pun kemudian dibuat.
Jenis-jenis
pengambilan keputusan
a) Gaya
Direktif
Pembuat keputusan gaya direktif mempunyai toleransi rendah pada ambiguitas, dan
berorienytasi pada tugas dan masalah teknis. Pembuat keputusan ini cenderung
lebih efisien, logis, pragmatis dan sistematis dalam memecahkan masalah.
Pembuat keputusan direktif juga berfokus pada fakta dan menyelesaikan segala
sesuatu dengan cepat. Mereka berorientasi pada tindakan, cenderung mempunyai
fokus jangka pendek, suka menggunakan kekuasaan, ingin mengontrol, dan secan
menampilkan gaya kepemimpinan otokratis.
b) Gaya
Analitik
Pembuat keputusan gaya analitik mempunyai toleransi yang tinggi untuk
ambiguitas dan tugas yang kuat serta orientasi teknis. Jenis ini suka
menganalisis situasi; pada kenyataannya, mereka cenderung terlalu menganalisis
sesuatu. Mereka mengevaluasi lebih banyak informasi dan alternatif darpada
pembuat keputusan direktif. Mereka juga memerlukan waktu lama untuk mengambil
kepuputusan mereka merespons situasi baru atau tidak menentu dengan baik.
Mereka juga cenderung mempunyai gaya kepemimpinan otokratis.
c) Gaya
Konseptual
Pembuat keputusan gaya konseptual mempunyai toleransi tinggi untuk ambiguitas,
orang yang kuat dan peduli pada lingkungan sosial. Mereka berpandangan luas
dalam memecahkan masalah dan suka mempertimbangkan banyak pilihan dan
kemungkinan masa mendatang. Pembuat keputusan ini membahas sesuatu dengan orang
sebanyak mungkin untuk mendapat sejumlah informasi dan kemudian mengandalkan
intuisi dalam mengambil keputusan. Pembuat keputusan konseptual juga berani
mengambil risiko dan cenderung bagus dalam menemukan solusi yang kreatif atas
masalah. Akan tetapi, pada saat bersamaan, mereka dapat membantu mengembangkan
pendekatan idealistis dan ketidakpastian dalam pengambilan keputusan.
d) Gaya
Perilaku
Pembuat keputusan gaya perilaku ditandai dengan toleransi ambiguitas yang
rendah, orang yang kuat dan peduli lingkungan sosial. Pembuat keputusan
cenderung bekerja dengan baik dengan orang lain dan menyukai situasi keterbukaan
dalam pertukaran pendapat. Mereka cenderung menerima saran, sportif dan
bersahabat, dan menyukai informasi verbal daripada tulisan. Mereka cenderung
menghindari konflik dan sepenuhnya peduli dengan kebahagiaan orang lain.
Akibatnya, pembuat keputusan mempunyai kesulitan untuk berkata 'tidak' kepada
orang lain, dan mereka tidak membuat keputusan yang tegas, terutama saat hasil
keputusan akan membuat orang sedih.
Faktor-faktor
pengambilan keputusan
Faktor – faktor yang
mempengaruhi pengambilan keputusan
Diantaranya :
faktor Fisik
Emosional
Rasional
Praktikal
Interpersonal dan
Struktural
Keputusan dapat diambil dengan
cara individual & kelompok, individual contohnya seperti pengambilan
keputusan yang diambil oleh manager saja tanpa adanya rapat kerja atau diskusi.
Sedangkan kelompok merupakan pengambilan keputusan yang prosesnya melalui hasil
dari rapat atau diskusi bersama.
Untuk mendapatkan hasil yang baik
Pengambilan keputusan haruslah melalui beberapa proses, diantaranya :
1. IDENTIFIKASI
MASALAH
2. PENGUMPULAN
& PENGANALISASI DATA
3. PEMBUATAN
ALTERNATIF-ALTERNATIF KEBIJAKAN
4. PEMILIHAN
SALAH SATU ALTERNATIF TERBAIK
5. PELAKSANAAN
KEPUTUSAN
Dengan cara melakukan proses
seperti di atas pengambilan keputusan dalam organisasi akan berjalan baik dan
akan mendapat hasil yang baik pula.
Mempengaruhi
Pengambilan Keputusan
Proses yang mempengaruhi dalam
pengambilan keputusan dalam organisasi yaitu :
§ Adanya pengaruh
tekanan dari luar
Adanya
pengaruh tekanan dari luar merupakan suatu proses yang dapat
mempengaruhi pengambilan keputusan, dikarenakan proses cepat atau lambatnya
pembuat keputusan tergantung dari banyaknya tekanan diterima. Kadang pembuat
keputusan ragu-ragu dalam menentukan, namun adanya pengaruh tekanan dari luar
dapat mempercepat keputusan yang diambil. Hal ini dikarenakan tidak adnaya
ketegasan dari pemimpin organisasi dalam penyelesaian masalah.
§ Adanya pengaruh
kebiasaan lama atau sifat-sifat pribadi
Faktor sifat yang baik maupun tidak baik yang ada dalam diri seorang pembuat
keputusan, merupakan hal yang dapat mempengaruhi keputusannya tersebut . Dalam
hal ini seorang pembuat keputusan akan terbiasa dengan sifat pribadinya. Hal
ini dapat dilihat dari sisi kepribadian seorang pemimpin, bagaimana dia
mengambil sebuah keputusan dalam mengahadapi masalah. Tentunya seorang oemimpin
organisasi harus bijaksana dalam bersikap ketika ada masalah dan mengambil
keputusan.
§ Pengaruh dari
kelompok lain
Kelompok lain juga dapat mempengaruhi suatu keputusan dikarenakan kelompok atau
organisasi tersebut mempunyai keputusan yang dapat dipertimbangkan oleh
pemimpin organisasi lain dalam menyikapi masalah dan pengaruh kelompok lain ini
juga dapat menjatuhkan organisasi serta mementingkan kepentingan kelompok
tersebut.
§ Faktor
pengalaman
Faktor pengalaman seorang pembuat keputusan adalah hal yang sangat penting, karena
banyaknya pengalaman orang tersebut maka ia akan berani dalam menentukan
keputusan. Hal ini juga berkaitan terhadap keahlian yang dimiliki oleh pemimpin
atau anggota karena pengalaman yang pernah dialaminya.
Kerja Sama Dalam Kelompok
Kerja
Sama adalah adalah tindakan seklompok individu yang memiliki masalah
dan tujuan yang sama dan telah mereka sepakati, mereka juga saling
membantu satu sama lain untuk memecahkan masalah untuk mencapai tujuan
yang mereka inginkan dalam hal ini mereka mereka tidak bekerja secara
terpisah melainkan bersama-sama.
Dala sebuah
tim yang dibutuhkan adalah kemauan untuk saling bekerja sama dalam
menyelesaikan suatu pekerjaan bisa saja dalam suatu tim terdapat satu
orang yang sulit menyelesaikan tugasnya kemudian teman satu kelompoknya
dapat membatu menyelesaikan pekerjaanya inilah yang dinamakan kerja sama
Berikut Poin-Poin TeamWork(Kerjasama Team) yang baik:
- Teamwork adalah kerjasama dlm tim yang biasanya dibentuk dari beragam divisi dan kepentingan.
- Sama-sama bekerja bukanlah teamwork, itu adalah kerja individual.
- Filosofi teamwork: ‘saya mengerjakan apa yang Anda tidak bisa dan Anda mengerjakan apa yang saya tidak bisa.
- Ketika berada dalam teamwork, segala ego pribadi, sektoral, deparmen harus disingkirkan.
- Dalam teamwork yang dikejar untuk dicapai adalah target bersama, bukan individual.
- Keragaman individu dalam teamwork memang sebuah nilai plus namun bisa menjadi minus jika tidak ada saling pengertian.
- Saling pengertian terhadap karakter masing-masing anggota team akan menjadi modal sukses bersama.
- jika setiap orang bekerjasama via bidang masing-masing, target korporasi pasti akan segera terealisasi.
- Individu yang egois mengejar target pribadi akan menghambat keberhasilan team. Bayangkan jika si A mengejar target A & si B mengejar target B, lalu target bersama bermuara kemana?
- Keahlian masing-masing sungguh menjadi anugerah dalam teamwork yang akan mempercepat proses pencapaian target.
- Kendalikan ego dan emosi saat bersama agar pergesekan tidak berujung pada pemboikotan kerjasama.
- Dengan pemahaman yang tinggi soal karakter individu dalam team, realisasi target tidak perlu waktu yang lama.
- Ingatlah selalu bahwa: ‘teamwork makes the dream work’
Kelompok
Kelompok
atau dapat kita sebut sebagai team adalah sejumlah orang yang memiliki
hasrat,visi serta misi yang sama untuk mencapai tujuan tertentu yang
membuat mereka memiliki rasa saling ketergantungan satu dengan yang
lainya demi mempermudah mencapai tujuan tersebut
Karakteristik Kelompok :
- Terdiri dari dua orang atau lebih dalam interaksi sosial baik secara verbal maupun non verbal.
- Anggota kelompok harus mempunyai pengaruh satu sama lain supaya dapat diakui menjadi anggota suatu kelompok
- Mempunyai struktur hubungan yang stabil sehingga dapat menjaga anggota kelompok secara bersama dan berfungsi sebagai suatu unit.
- Anggota kelompok adalah orang yang mempunyai tujuan atau minat yang sama.
- Individu yang tergabung dalam kelompok, saling mengenal satu sama lain serta dapat membedakan orang-orang yang bukan anggota kelompoknya.
Contoh :
Sekelompok
murid yang mungkin sulit untuk memahami pelajaran di kelas dikarnakan
gurunya kurang jelas saat menjelaskan pelajaran, lalu mereka membuat
klompok diskusi dimana mereka membahas kembali apa yang gurunya
terangkan, dari contoh tersebut mereka telah melakukan apa yang disebut
denga Bekerja Sama Dalam Kelompok seperti mereka mempunyai tujuan serta
misi yang sama serta mereka tidak bekerja secara terpisah melainkan
secara bersama-sama
Manfaat Kerjasama dalam Kelompok :
Dalam
bekerja sama kita dapat mengambil berbagai macam pelajaran seperti dari
segi soft skill yang mungkin pelajaran ini sudah kita dapatkan di
bangku sekolah, tetapi pelajaran tersebut tidaklah berfungsi jika kita
tidak mengaplikasikanya langsung di masyarakat, dengan bekerja sama kita
dapat mengasah sifat dan rasa tanggung jawab kita terhadap pekerjaan
yang kita miliki kemudian kita melakukanya secara bersama-sama membuat
tugas yang tadinya sulit kalu kita kerjakan sendiri menjadi lebih mudah
Refrensi :
Langganan:
Postingan (Atom)